(Please Scroll Down for French Version)
Dear Colleagues and Friends,
The Staff-Management Committee, which brings together staff unions and administration counterparts globally, met in Bonn from 4 to 9 October for its first face-to-face meeting in two and a half years. It discussed many topics and for some was able to reach agreement.
The report is attached. In summary:
- Continuing contracts: Staff representatives requested an update on the delay of the review since 2017. Management confirmed that the 2015 continuing appointment review is underway with an expected finalization by March 2022. They indicated that for the 2015 exercise, there are no available slots for P staff. For GS staff, there are 636 available slots and 294 potentially eligible GS staff. Management is exploring the possibility of proceeding with the 2016 exercise as soon as feasible after the conclusion of the 2015 exercise.
- Flexible working arrangements: Staff representatives expressed disappointment that their earlier proposals to ensure a fairer application of the flexible working arrangements policy were not implemented and regretted the delay in reviewing ST/SGB/2019/3. Management confirmed its intention to review the policy taking into consideration the feedback provided by the staff representatives.
- Career stagnation: Staff representatives noted issues with career stagnation at all levels, highlighting particularly the situation of P2 staff placed through the NCE/YPP programmes and the relatively high number of resignations due to career stagnation and lack of career support. The staff representatives proposed measures to address career development issues for YPPs and requested disaggregated data for all staff on the number of years that staff stay at each grade. Management indicated that career development is a shared responsibility and that data on staff serving at P2 level indicates that two-thirds of staff progress in their careers within five years of service at P2 level. Management informed that an evaluation of the YPP is in the early stages of planning.
- Rosters: Staff representatives expressed concern that some roster memberships are still expiring despite the suspension of the mobility policy (ST/AI/2016/1), and highlighted their position that expiration of roster membership should not be reintroduced. Management confirmed that ST/AI/2016/1 has been suspended and that any expiry of roster membership will be lifted for all currently rostered candidates and will be aligned with the indefinite roster membership period as per ST/AI/2010/3. This change will be reflected in Inspira accordingly.
- Clearer rules in case of downsizing: Upon request by staff representatives for an update on the administrative issuance on downsizing, management confirmed that its issuance is a priority and will be shared for final review with the aim to issue it by the end of first quarter of 2022.
- Gender: The staff unions acknowledged the progress towards gender parity but underscored the need to improve representation of women from underrepresented countries and regions, as well as considering the legitimate career expectations of men. They reiterated the importance of merit in any selection decision. Staff representatives raised the importance of retaining and enhancing career prospects for currently serving female staff, including in the field versus external candidates. They requested continued engagement on this issue, including on data gathering and analysis and outreach at senior levels. With regards to the requirement to seek exceptions from the SG’s office to select men, staff representatives were informed that these were being granted when properly justified. The SMC agreed to establish contact points within SMC.
- COVID: There were a number of issues discussed under this item, including payment for quarantine costs for travel on home leave, vaccinations and return to premises. Management agreed to the staff representatives’ proposal to pay for mandatory quarantine costs during home leave, education grant and family visit travel back-dated to 1 January 2021. It was also agreed that UNLPs may be used for official travel including home leave, education grant and family visit travel under conditions to be established by management. Staff requested an update on plans for disclosure of medical data and mandatory vaccinations and clear guidelines from the Secretary-General with minimum standards for all duty stations. Management clarified that general guidance on these matters needs to remain flexible to allow global and system-wide application. They confirmed that guidance has been issued for New York HQ on mandatory vaccination when mitigating measures may not be possible and similar guidance will soon be issued for all entities. The decision to mandate vaccinations in certain circumstances has been made by the Secretary-General under his authority to ensure all necessary safety and security arrangements.
- Delegation of authority: Staff representatives raised numerous concerns about the SG’s policy of delegating authority to department heads on how they interpret the rules. This included differences in implementation resulting in a fragmentation of policies across the system and issues related to accountability. Management confirmed that delegation of authority remains the prerogative of the Secretary-General and that the ST/SGB on delegation of authority is not subject to consultation.
- Unemployment insurance and other insurance issues: Staff representatives highlighted the plight of staff members separated from service and the need to provide coverage to help in mitigating challenges posed by disruption of income and loss of social security coverage and the insufficiency of the termination indemnity. Management agreed to explore separate insurance coverage for unemployment insurance and health coverage for children over the age of 25 years and secondary dependents noting that the scheme would be separate from the ones provided to serving staff members, that participation would not count towards eligibility for ASHI and that it would be entirely financed by participants.
- Remote simultaneous interpretation and health impact on interpreters: Staff representatives reiterated the health issues affecting interpreters in the context of RSI and requested that the recommendations as contained in the RSI Taskforce Report be implemented, in particular relating to the use of ISO-compliant platforms. Management stated that they were taking this matter very seriously and were addressing the concerns. Points of disagreement remained in particular regarding the DHMOSH risk assessment that the staff representatives viewed as flawed.
- Administration of Justice: Staff representatives proposed an amendment to the Statutes of the United Nations Dispute Tribunal (UNDT) which would have provided for reinstatement of a staff member in the case of wrongful termination in lieu of paid compensation unless the Secretary-General could provide satisfactory evidence to the Tribunal when opting for the payment of compensation in lieu of reinstatement that the latter is not feasible due to compelling reasons. Staff representatives highlighted that reinstatement provides real justice by putting the staff member in the place that they would have been but for the wrongful act and promotes accountability. Management rejected the proposal.
- OIOS: Staff representatives requested management to expedite the establishment of the working group on ST/AI/2017/1 agreed to at SMC VIII and requested stronger protection of staff members against investigations that are based on allegations made in bad faith. Staff representatives also raised concerns about the effectiveness, quality and consistency of fact-finding panels, particularly in the field. Management recalled that ST/AI/2017/1 in conjunction with Section 7 of ST/SGB/2002/7 delineates the framework in which investigations take place and reminded that all staff members are subject to the legal framework of the Organization. OIOS’ representative briefed the SMC.
- Updates were provided in the work of various working groups: With respect to the Working Group on Staff Selection and Mobility, the staff representatives expressed concerns that the delegation of authority was leading to fragmentation in the application of staff rules and related policies. It was agreed that the second interim report of this Working Group would be discussed at an SMC ad-hoc meeting. Regarding the Working Group on General Service career prospects, it was agreed, inter alia, to reactivate this Working Group and to updater its composition as well as expand the terms of reference to include the issue of the G to P barrier.
We will keep you posted about any further developments and future SMC meetings.
Regards,
Chers collègues,
Le Comité Administration-personnel, qui réunit les syndicats du personnel et leurs interlocuteurs de l’Administration de tous les lieux d’affectation, s’est réuni à Bonn du 4 au 9 octobre pour sa première réunion en présentiel depuis deux ans et demi. Les membres du Comité ont discuté d’un grand nombre de sujets et ils sont parvenus à un accord sur certains d’entre eux.
En voici un résumé :
· Attribution de Contrats à durée indéterminée : Les représentants du personnel ont demandé où en était l’examen qui aurait dû être terminé en 2017. L’Administration a confirmé que l’examen de 2015 était en cours et qu’il serait terminé en mars 2022. Ils ont déclaré que pour 2015, il n’y avait pas de possibilités de transformation de contrats à durée déterminée en contrats à durée indéterminée pour le personnel de catégorie P. Pour le personnel de catégorie G, il y avait 636 possibilités, et 294 fonctionnaires de cette catégorie étaient susceptibles de remplir les conditions requises. L’Administration évaluait la possibilité de procéder à l’examen pour 2016 dès la conclusion de l’examen pour 2015.
· Aménagement des modalités de travail : Les représentants du personnel ont déploré que leurs propositions antérieures visant à faire en sorte que la politique en matière d’aménagement des modalités de travail soit plus équitablement appliquée n’aient pas été adoptées. Ils se sont également dits déçus du retard pris dans la révision de la circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2019/3. L’Administration a confirmé son intention de revoir la politique en tenant compte des observations formulées par les représentants du personnel.
· Stagnation des carrières : Les représentants du personnel ont signalé qu’il y avait des problèmes de stagnation de carrière à tous les échelons. Ils ont en particulier souligné la situation du personnel de rang P-2 embauché dans le cadre des concours nationaux de recrutements ou du programme Jeunes administrateurs et le nombre relativement élevé de démissions dues à la stagnation des carrières et au manque de soutien à la progression. Les représentants du personnel ont proposé des mesures propres à résoudre les problèmes d’évolution de carrière des fonctionnaires du programme Jeunes administrateurs, et ils ont demandé que leur soient communiquées, pour l’ensemble du personnel, des données ventilées sur le nombre d’années passées à chaque grade. L’Administration a répondu qu’en matière d’évolution de carrière les responsabilités étaient partagées et que, selon les données disponibles, les deux tiers des fonctionnaires de niveau P-2 bénéficiaient d’une progression de carrière dans les cinq années de leur entrée en fonctions. L’Administration a annoncé une évaluation du programme des Jeunes administrateurs, dont la planification venait de débuter.
· Listes de réserve : Les représentants du personnel se sont dits inquiets du fait que certains candidats continuaient d’être radiés des listes de réserve à expiration du délai prescrit, malgré la suspension de la politique de mobilité (ST/AI/2016/1). Ils ont insisté sur le fait que la pratique consistant à soumettre l’inscription sur une liste à une date d’expiration ne devait pas être réinstaurée. L’Administration a confirmé que l’instruction administrative ST/AI/2016/1 avait été suspendue, que la radiation automatique des listes de réserve serait levée pour tous les candidats actuellement inscrits, et que s’appliquerait la règle de l’inscription à durée indéfinie prévue par l’instruction administrative ST/AI/2010/3. Ce changement sera répercuté dans Inspira.
· Des règles plus claires en cas de réduction des effectifs : Les représentants du personnel ont demandé une mise à jour de l’instruction administrative sur la réduction des effectifs. L’Administration a confirmé que la publication de ce document était une priorité et qu’il allait être communiqué aux fins d’un dernier examen, en vue d’une publication à la fin du premier trimestre de 2022.
· Genre : Les syndicats du personnel ont pris acte des progrès réalisés en matière de parité entre les sexes, mais ils ont souligné la nécessité de renforcer la présence des femmes issues de pays et de régions sous-représentés, tout en prenant en compte les aspirations légitimes des hommes en ce qui concerne leur carrière. Ils ont à nouveau souligné l’importance qui devait être accordée au mérite lors du processus de sélection. Les représentants du personnel ont dit qu’il était important de préserver et d’améliorer les perspectives de carrière du personnel féminin actuellement en poste par rapport à celles de candidats externes, y compris sur le terrain. Ils ont réclamé une mobilisation sans faille sur cette question, notamment en ce qui concerne la collecte et l’analyse de données et la sensibilisation aux niveaux supérieurs. Les représentants du personnel ont été informés que les dérogations qu’il était obligatoire de demander au Bureau du Secrétaire général pour sélectionner des hommes étaient accordées lorsqu’elles étaient pleinement justifiées. Le Comité Administration-personnel a décidé de nommer des relais entre l’Administration et les syndicats.
· COVID : Plusieurs questions ont été traitées au titre de ce point de l’ordre du jour, à savoir le paiement des frais de quarantaine lors des voyages pour congés dans les foyers, la vaccination et le retour dans les locaux. L’Administration a accepté la proposition des représentants, qui demandaient le paiement des frais occasionnés par une quarantaine imposée lors d’un voyage effectué dans le cadre d’un congé dans les foyers, d’un déplacement au titre des études ou d’une visite familiale, avec effet rétroactif au 1er janvier 2021. Il a également été convenu que les laissez-passer des Nations Unies pour voyages officiels pouvaient servir dans le cas de congés dans les foyers, de déplacements au titre des études et de visites familiales, dans des conditions qui seraient fixées par l’Administration. Les représentants du personnel se sont enquis de ce qui était prévu en matière de communication des données médicales et au sujet de l’obligation de vaccination, et ils ont demandé que le Secrétaire général publie des directives claires et établisse des normes minimales pour tous les lieux d’affectation. L’Administration a répondu que les directives générales sur ces questions devaient rester souples pour être applicables à l’échelle mondiale et dans l’ensemble du système. Elle a confirmé que des directives publiées pour le Siège de l’ONU à New York rendaient la vaccination obligatoire lorsque des mesures d’atténuation étaient impossibles et que des directives similaires seraient bientôt publiées pour toutes les entités. La décision de rendre la vaccination obligatoire dans certaines circonstances a été prise par le Secrétaire général, qui est tenu de prendre toutes les dispositions nécessaires en matière de sûreté et de sécurité.
· Délégation de pouvoir : Les représentants du personnel ont fait part d’un certain nombre de préoccupations concernant la propension du Secrétaire général à laisser les chefs de service libres d’interpréter les règles. Cette politique avait pour effet d’instaurer des pratiques différentes et d’entraîner la fragmentation des politiques à l’échelle du système, et elle était problématique en ce qui concerne l’obligation de rendre des comptes. L’Administration a confirmé que la délégation de pouvoir restait la prérogative du Secrétaire général et que la circulaire de ce dernier sur la délégation de pouvoir n’était pas censée faire l’objet d’une consultation.
· Assurance chômage et autres questions d’assurance : Les représentants du personnel ont souligné la situation critique dans laquelle se trouvaient les fonctionnaires licenciés et la nécessité d’instaurer un système de protection permettant aux intéressés de faire face à la perte de revenus et de couverture sociale, ainsi que l’insuffisance de l’indemnité de licenciement. L’Administration a accepté de réfléchir à un éventuel système d’assurance-chômage distinct et l’assurance-santé pour les enfants de plus de 25 ans et les personnes à charge secondaires, en précisant que de tels régimes seraient distinct de ceux qui étaient proposés aux fonctionnaires en exercice, que le fait d’y cotiser n’ouvrirait aucun droit à l’assurance maladie après la cessation de service, et qu’il serait entièrement financé par les participants.
· Effets de l’interprétation simultanée à distance sur la santé des interprètes : Les représentants du personnel sont revenus sur les problèmes de santé affectant les interprètes dans le contexte de l’interprétation simultanée à distance (ISD). Ils ont demandé que les recommandations formulées dans le rapport du groupe de travail de l’ISD soient mises en œuvre, notamment en ce qui concerne l’utilisation de plateformes conformes à la norme ISO. L’Administration a répondu qu’elle prenait cette question très au sérieux et qu’elle répondait aux préoccupations exprimées. Des points de désaccord subsistaient, notamment en ce qui concerne l’évaluation des risques effectuée par la Division de la gestion des soins et de la sécurité et de la santé au travail, que les représentants du personnel considèrent comme erronée.
· Administration de la justice : Les représentants du personnel ont proposé une modification du Statut du Tribunal du contentieux administratif des Nations Unies permettant la réintégration d’un fonctionnaire en cas de licenciement abusif au lieu du versement d’une indemnité, à moins que le Secrétaire général ne puisse prouver de manière satisfaisante au Tribunal, lorsqu’il opte pour le versement d’une indemnité au lieu de la réintégration, que cette dernière n’est pas possible pour des raisons impérieuses. Les représentants du personnel ont souligné que la réintégration était une mesure juste dans la mesure où elle rendait au fonctionnaire la place qu’il aurait continué d’occuper s’il n’y avait pas eu de décision erronée, et qu’elle favorisait l’engagement de responsabilité. L’Administration a rejeté cette proposition.
· Bureau des services de contrôle interne (OIOS) : Les représentants du personnel ont demandé à l’Administration d’accélérer la mise en place du Groupe de travail de l’instruction administrative ST/AI/2017/1 décidée lors de la huitième réunion du Comité Administration-personnel. Ils ont également demandé que soit renforcée la protection des fonctionnaires contre les enquêtes menées sur la base d’allégations faites de mauvaise foi. Les représentants du personnel ont également fait part de leurs préoccupations concernant l’efficacité, la qualité et la cohérence des groupes d’enquête, en particulier sur le terrain. L’Administration a rappelé que l’instruction ST/AI/2017/1, lue conjointement avec la section 7 de la circulaire ST/SGB/2002/7, définissait le cadre dans lequel se déroulaient les enquêtes, et elle a rappelé que tous les fonctionnaires étaient soumis au cadre juridique de l’Organisation. Le représentant de l’OIOS a fourni des informations au Comité.
· Point sur les travaux de divers groupes de travail : En ce qui concerne le Groupe de travail de la sélection et de la mobilité du personnel, les représentants du personnel ont exprimé leur inquiétude quant au fait que la délégation de pouvoir avait pour conséquence une application fragmentée du Règlement du personnel et des politiques connexes. Il a été convenu que le deuxième rapport intermédiaire de ce Groupe de travail serait examiné lors d’une réunion spéciale du Comité Administration-personnel. Il a en outre été convenu, entre autres, de réactiver le Groupe de travail des perspectives de carrière des agents des services généraux, d’actualiser sa composition et d’élargir son mandat afin d’y inclure la question du fossé entre G et P.
SMC-IX-2021-Report_Final.pdf